4 astuces pour un télétravail plus efficace

 

Comme vous le savez sans doute, 2020 a été une année pleine de surprises. Parmi elles, la plus grande, celle qui a le plus chamboulé nos sociétés est sans contredit la pandémie liée à la COVID-19. En plus de constituer une menace inédite pour la santé globale, elle a forcé la fermeture temporaire de beaucoup d’entreprises pour des raisons sanitaires. Les entrepreneurs se sont alors vus plongés dans l’inconnu.

 

C’est ainsi que la pandémie a pu créer un lot de tout nouveaux défis. Le télétravail fait partie de ces nouvelles réalités quotidiennes pour les entrepreneurs, particulièrement pour ceux qui ont dû transférer leurs activités en ligne. 

 

Même si le télétravail faisait partie de la discussion depuis maintenant plusieurs années, celui-ci n’a pris son envol qu’avec la pandémie. Avant celle-ci, le télétravail n’était la panacée que de 19% des salariés. En septembre 2020, c’est plutôt 38,7% des entreprises québécoises qui permettaient le télétravail

 

Cette nouvelle façon de travailler n’est pas non plus facile à implémenter, comme vous l’avez potentiellement vécu. Elle présente plusieurs difficultés, tant du côté des employés que de celui des entrepreneurs. Pour vous aider à faciliter cette transition, voici 4 astuces essentielles pour un télétravail efficace.

1. Une bonne communication

 

Quand on parle de télétravail, la communication est le nerf de la guerre. Sans elle, il est impossible de coordonner les activités de votre entreprise et de vos employés, en particulier à distance. Il vous faut donc vous assurer de favoriser une bonne communication entre les membres de votre équipe. Pour cela, vous pouvez oeuvrer sur 3 axes :

 

  • Les canaux de communication

Pour créer un environnement favorable à une communication efficace, vous devez d’abord établir clairement les canaux de communication que vous comptez utiliser. Souhaitez-vous privilégier la communication téléphonique, le clavardage ou les conférences vidéos ? Consultez votre équipe, discutez avec eux de leurs préférences et assurez-vous de les implémenter clairement.

 

  • Les rencontres

En période de télétravail, il peut être facile pour un employé, ou même pour un dirigeant, de se sentir à l’écart, isolé. Pour pallier ce problème et vous assurer que tout le monde se sente inclus dans l’équipe et supporté par celle-ci, organiser des rencontres fréquentes. Par exemple, plusieurs entreprises se rencontrent le matin et le soir, chaque jour. Cela permet de déléguer des tâches et de discuter des projets en cours, tout en brisant l’isolement.

 

  • Le climat de communication

La clé d’une communication réussie en temps de télétravail est également de miser sur un climat d’ouverture communicationnelle. Il faut que tous puissent se sentir à l’aise pour poser leurs questions ou discuter de sujets importants avec leurs collègues. C’est grâce à ce climat que vous obtiendrez une communication efficace.

 

2. Développer une bonne organisation

 

En période de télétravail comme en période plus normale, l’organisation est primordiale dans les activités d’une entreprise. Lorsque vos employés travaillent de chez eux, elle est toutefois encore plus importante. Sans elle, vous risquez de tout simplement perdre le fil, et donc un certain contrôle, de vos activités. 

 

Pour éviter que cela ne se produise, établissez d’abord une façon de remettre les différents livrables. Souhaitez-vous utiliser une solution dans le nuage ? Préférez-vous plutôt faire des remises par courriel ? Il est important de le décider clairement.

 

Dans le même ordre d’idée, il est essentiel de bien définir le rôle et les responsabilités de chacun. En vous assurant qu’il n’y a pas de chevauchement dans les tâches et responsabilités, vous éviterez d’abord de travailler en double. De plus, tous vos employés peuvent alors travailler à un objectif clair, qui contribue visiblement à la réussite de votre entreprise.

 

Finalement, il vous faut également permettre à vos employés de structurer aisément leur production. Il faut donc qu’ils aient accès à tous les outils dont ils ont besoin. Ce qui nous amène d’ailleurs à notre prochain conseil.

 

3. Utiliser les bons outils

 

La nouvelle réalité du télétravail demande de s’adapter au travail à distance, mais implique également une foule d’outils que n’utilisiez pas nécessairement auparavant. Parmi la panoplie qui vous est offerte, il vous faut également choisir ceux qui sont les plus pertinents pour votre situation.

 

Les outils de gestion de tâches

 

Les outils de gestion de tâches sont incontournables à l’heure du télétravail. Ils permettent de déléguer les tâches, mais aussi de suivre l’avancement d’un projet. De plus, ce type d’outils est très utile pour permettre une visualisation du projet et de ses différentes échéances. Il existe plusieurs options dans cette catégorie d’outils. Parmi les plus populaires, on compte notamment Asana, Monday ou encore Clickup.

 

Les outils de communication

 

Comme nous l’avons vu, la communication est très importante lorsque vous travaillez à distance. Pour favoriser celle-ci, vous pouvez vous fier à de nombreux outils. Au niveau du clavardage, beaucoup d’entreprises utilisent Slack. Il permet aux membres de votre équipe de s’écrire directement et de collaborer plus efficacement. Pour vos rencontres d’équipe, pensez à utiliser un logiciel de visioconférence, par exemple Google Meet.

 

4. Évaluer le travail différemment

 

La nouvelle réalité imposée par le télétravail demande également des changements au niveau de l’évaluation de la performance des employés. En effet le télétravail impose deux choses aux travailleurs, qui changent la donne du tout au tout :

 

  • Une grande autonomie

Travailler seul alors que l’on est habitué à être supporté par une équipe de travail peut constituer un grand choc. En effet, même si un employé est autonome dans ses tâches, il peut normalement consulter très rapidement son équipe si un problème survient. 

 

En télétravail, cette réactivité est plus difficile à obtenir. Même si les canaux de communication sont efficaces, ils ne permettent pas d’obtenir une réponse aussi instantanément. L’employé doit alors se débrouiller par lui-même pour résoudre un problème, ce qui peut demander plus de temps et d’efforts.

 

  • De l’autodiscipline

Lorsque votre équipe travaille dans vos locaux, elle a accès à un environnement de travail concentré et pensé pour maximiser son efficacité. Cependant, en télétravail, tout le monde possède un environnement de travail différent. Certains doivent simultanément gérer leurs tâches et leurs enfants, par exemple. Il est aussi beaucoup plus facile d’être distrait en travaillant à la maison.

 

Ces deux aspects demandent une certaine flexibilité de la part de l’employeur. En effet, comme les conditions de travail sont différentes, les conditions d’évaluation de la performance et du travail ne peuvent pas rester les mêmes. C’est pourquoi certaines entreprises évaluent maintenant le travail de leurs employés en fonction de l’atteinte de leurs objectifs et non en termes d’heures travaillées.

 

Dans cette situation remplie d’incertitudes, il est essentiel de s’adapter et de voir le positif.

Dans l’article Comment naviguer dans un climat d’incertitude généralisé , des outils y sont transmis pour l’adaptation en tant qu’entrepreneur.

Avego Académie, une ressource de choix pour les entrepreneurs

 

Le télétravail n’est qu’un seul des nouveaux défis qui attendent les entrepreneurs pendant et après la pandémie. Chose certaine, la réalité du travail en entreprise ne sera plus la même. C’est d’ailleurs pourquoi il est plus important que jamais de pouvoir compter sur un réseau d’entrepreneurs qui comprennent vos réalités. Ils peuvent ainsi vous soutenir dans vos défis quotidiens et vous aider à répondre à vos questionnements.

 

Avego Académie est la plus grande communauté d’entrepreneurs au Québec. En plus d’événements Mastermind, Avego Académie vous propose des certifications professionnelles en ligne ainsi que des conférences données par des entrepreneurs reconnus et chevronnés. 

 

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